Bikin visa ribet? hehe begitu sih salah satu “keluh kesah” orang-orang yang hendak ke luar negeri, ketika negara yang akan kita masuki tersebut mensyaratkan adanya visa. Kalau dibilang ribet ya memang urusan prosedur administrasi seringkali tidak sederhana dan cukup menghabiskan energi serta waktu. Namun, ketika kita mengikuti prosedurnya sesuai dengan yang dipersyaratkan, insyaAllah urusan visa akan berjalan dengan mulus kok.
Nah, ada yang menganggap salah satu negara yang rada susah visa-nya yakni United Kingdom/UK atau yang kita kenal dengan Inggris Raya. Memang saya pernah mendengar beberapa rekan yang ditolak pengajuan visa-UK nya. Oke kali ini saya ingin berbagi proses pengajuan visa ke UK. Setelah kembali ke Indonesia, saya beberapa kali “mudik” kembali ke UK untuk mengikuti konferensi ilmiah. Jadi kalau dulu sebelum berangkat S3, saya mengurus visa student, ketika kembali ke sana untuk mengikuti konferensi ilmiah, saya cukup mengurus visa visitor untuk academik. Yuk kita simak langkah-langkahnya.
1. Daftar dan isi aplikasi pengajuan online visa UK
Langkah pertama, kamu harus mengajukan aplikasi permohonan visa UK secara online di website : https://www.gov.uk/apply-uk-visa. Di situ, kamu akan mendapatkan banyak informasi jenis visa apa yang seharusnya kamu ajukan, biayanya berapa dan dokumen apa aja yang dibutuhkan. Pertama, kamu harus bikin akun dulu sebelum bisa masuk, dan mengisi form aplikasinya.
Kemudian kamu memilih jenis visa apa yang akan kamu apply. Nah jenis visa yang kamu butuhkan itu tergantung dari kamu berasal dari negara mana, keperluan datang ke UK, berapa lama kamu akan tinggal dan kondisi personalmu saat ini. Ada berbagai macam tipe visa misalnya Visa Studi, Standard Visitor Visa, Marriage Visitor Visa, Short term study visa dan lain-lain.
Jadi pastikan tipe visa yang akan kamu ajukan sudah benar ya, jangan sampai salah pilih tipe-nya. Dulu saat Tahun 2011, saya apply untuk Tier 4 General Student Visa karena akan menempuh studi yang cukup lama untuk tinggal di UK. Sedangkan dua kali saya kembali ke UK pada tahun 2017 dan 2019, saya apply untuk Visit Business (academic) 6 months karena saya ke sana untuk menghadiri konferensi.
Nah kemudian, isilah bagian per bagian dari aplikasi online ini. Cukup banyak sih, karena informasi yang harus diisikan sangat detail. Berikut bagian-bagian yang perlu diisi pada form aplikasi pengajuan visa :
a. Pasport and travel information
b. Personal details and travel history
c. Family details
d. Employment and income
e. Family and friends in UK
f. Medical treatments
g. Academic details
h. Additional informations
Ada 8 bagian yang harus diisi dengan cermat. Kemungkinan untuk setiap tipe visa ada beberapa bagian yang berbeda, tergantung dari tujuan visanya. Misalnya karena saya visa visit bussiness (academic) ya ada bagian akademiknya dengan menunjukkan siapa yang mengundang saya, sumber dana dan sebagainya.
Kalau untuk visa turis ya mungkin nggak ada. Yang jelas, isi bagian bagian sesuai dengan yang ada di sistem dengan benar. Soalnya akan dicheck dengan dokumen yang nanti akan kita serahkan. Setelah lengkap, kemudian cetak dan tanda tangani dokumen tersebut. Jangan lupa juga untuk booking tanggal kapan mau menyerahkan dokumen permohonan visa ke VFS Global. Karena kita nggak bisa asal datang, harus terjadwal waktunya.
2. Pembayaran dan Janji Booking Penyerahan Dokumen
Setelah selesai mengisi secara online, ada opsi pembayaran untuk pengajuan visa. Biayanya juga berbeda-beda, silahkan cek di website untuk mengetahui berapa yang harus kamu bayar untuk aplikasi visa yang akan kamu ajukan. Kemarin untuk visa saya yang hanya visitor, harus bayar 120 USD. Iyes, visa UK memang terkenal mahal hehe! Ini untuk visa yang hanya untuk visit maksimal 6 bulan aja lho.
Untuk visa studi saya yang dulu, sepertinya hampir mencapai biaya 5 jutaan. Pembayarannya dapat menggunakan kartu kredit Visa atau Master Card ataupun bisa dengan kartu debit. Setelah membayar, nanti kamu akan terima email konfirmasi. Ada juga layanan prioritas (priority service) lho, kalau misal kamu memerlukan visa dalam waktu yang mendesak. Waktu layanan bisa sekitar 3 hari jadi, dengan biaya tambahan sebesar Rp 3.496.000*(GBP184) untuk yang non settlement-(yang nggak tinggal tetap).
Sedangkan untuk yang visa settlement, biaya tambahannya sekitar 10 jutaan. Iyah lagi lagi mahal! jadi saya sarankan jauh-jauh hari apply visa-nya dan menggunakan layanan standar. Untuk proses visa saya kemarin, hanya sekitar 2 minggu sudah jadi kok. Setelah bayar, kemudian kamu akan mendapatkan reference number (kayak semacam ID aplikasimu) lalu book kapan kamu bisa datang untuk menyerahkan dokumen pendukungnya. Info lengkap untuk biaya pengajuan visa UK bisa dicek di sini.
3. Siapkan Dokumen Pelengkap
Setelah selesai mengajukan di aplikasi online-nya, mari siapkan dokumen pendukungnya. Hal ini pun harus dipersiapkan dengan baik ya, karena dokumen-dokumen inilah yang akan menjadi pertimbangan diterima atau tidak pengajuan visamu. Jangan lupa, beberapa dokumen juga harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris menggunakan penerjemah tersumpah.
Nah itu kan juga butuh waktu paling tidak seminggu, jadi perhitungankan waktu dengan baik ya. Beberapa dokumen yang harus siapkan antara lain :
- Paspor yang masih berlaku
- Paspor lama
- Pas foto berwarna terbaru dengan ukuran 3,5cm x 4,5cm dan latar belakang warna putih dua lembar (ini terakhir sudah tidak diperlukan lagi, karena kamu bisa langsung foto di sana)
- Fotokopi KTP (dan terjemahan Bahasa Inggrisnya)
- Fotokopi KK (dan terjemahan Bahasa Inggrisnya)
- Fotokopi Akta Kelahiran (dan terjemahan Bahasa Inggrisnya
- Bukti sumber dana (misalnya surat keterangan dari kantor tempat bekerja, surat sponsor)
- Surat undangan untuk seminar, meeting atau conference, apabila tujuan perjalanan untuk bisnis ataupun akademik
- Rekening koran minimal 3 bulan terakhir. Yang sering dipertanyakan adalah minimal tabungan berapa sih untuk bisa diapprove? karena nggak ada info resminya di website. Nah saya pun banyak menggali informasi mengenai ini ke teman teman yang pernah mengajukan ataupun membaca informasi di sana sini. Informasinya ternyata bervariasi, namun simpulan saya sih tabungan minimal yang harus dibuktikan itu setara dengan biaya hidup minimal yang cukup untuk membiayai selama kamu tinggal di UK. Misalnya, kemarin saya di sana sekitar 14 hari, ya minimal 100 GBP x14 hari =1400 GBP = 22.400.000. Katanya patokan aman per hari itu 100 GBP. Jadi semakin besar tabungan semakin baik kesempatannya untuk bisa lolos. Dan ingat , jumlah minimal itu harus ada di tabungan minimal selama 3 bulan. Tapi kalau kamu ke UK dengan sponsor ataupun beasiswa, bisa dipastikan untuk soal ini akan aman kok.
- Surat referensi bank dalam bahasa Inggris (gampang kok, tinggal datang ke bank akan dibantu oleh Customer Service-nya. Biasanya hari berikutnya sudah bisa diambil)
- Bukti pemesanan tiket perjalanan pulang pergi.
- Bukti pemesanan hotel atau akomodasi selama di UK. Kalau misal menginap di tempat saudara atau teman juga bisa membuat surat keterangan. Saya pernah menggunakan surat pertanyaan dari teman (saya lengkapi dengan paspor, visa, dan kartu mahasiswa teman saya tersebut). Pernah juga menggunakan bukti pemesanan hotel ketika saya ke UK menginap di hotel. Dua-duanya oke kok.
Info lebih lengkap untuk informasi dokumen bisa diklik di sini. Oh ya, ada juga syarat untuk tes tuberculosis ketika kamu mengajukan visa dengan ijin tinggal lebih dari 6 bulan. Cek info selengkapnya di sini ya.
4. Datang Menyerahkan Dokumen ke VFS
Setelah dokumen lengkap, kamu bisa datang ke kantor VFS yang kamu pilih. Ada tiga kota yang bisa kamu pilih yakni Jakarta, Bali dan Surabaya. Untuk alamat lengkap dan jadwal pelayanan masing-masing VFS centre bisa kamu klik di sini. Selama ini, saya mengajukan visa melalui VFS jakarta yang alamatnya di :Kuningan City Mall, 2nd Floor, Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. 18 – Setiabudi, Kuningan, Jakarta – 12940, Indonesia.
Jadi kayak di Mall gitu, tapi di lantai atas ada kantor-kantornya, nah VFS itu salah satunya. Kantornya cukup ketat, nggak boleh bawa barang bawaan banyak dan dicek ketika akan masuk. Jadi mendingan kamu menaruh barang bawaan kamu di tempat penitipannya ya, walaupun berbayar hehe. Jangan telat juga untuk jadwal penyerahan dokumen dan biometricnya, kita hanya boleh masuk ke dalam sekitar 5 menit sebelum perjanjian.
Nggak tau ya, walaupun sudah beberapa kali mengurus Visa ke UK tapi entahlah bawaannya kok dag dig dug. Setelah masuk ke akan menunggu antrian untuk menyerahkan dokumen di loket petugas. Setelah dipanggil, dokumen yang kita bawa diserahkan. Beberapa pengalaman saya, kadang petugas akan mengecek dokumen-dokumen kita ada pula yang enggak.
Terakhir saya mengurus Visa tahun 2019 lalu, ada langkah yang kita harus menscan beberapa dokumen yang harus diupload, tapi ketika saya coba di websitenya gagal terus. Akhirnya saya memilih jasa discan-kan sekalian (Document Scanning Assistance service), dan lagi lagi tentu saja nambah biaya jasa juga. Tapi jadi simpel sih memang, dokumen-dokumen kita akan discan otomatis oleh petugas di loket tersebut.
Saat-saat berhadapan dengan petugas itu pula deg-degan rasanya, takut ada dokumen yang kurang atau apalah. Karena perjalanan saya dari Purwokerto ke Jakarta kan lumayan ya, males dan repot juga kalau harus bolak balik. Tapi Alhamdulillah selama ini tidak pernah ada masalah. Petugas juga akan menawarkan apakah dokumen visa akan dikirim atau diambil langsung.
Apabila menggunakan opsi kirim akan dikenakan juga biaya pengiriman. Usai dari loket petugas, kita menunggu dipanggil untuk proses biometric di ruangan tersendiri. Di ruangan tersebut, kita difoto kemudian dilakukan fingerprint (proses ini disebut biometric information collection. Habis itu, sudah deh selesai.
5. Pengambilan dokumen visa
Nah, setelah diproses sekitar 2-3 minggu, kita akan dikirimi email bahwa dokumen sudah bisa diambil di VFS. Atau kalau kamu memilih untuk dikirimkan, dokumen akan dikirimkan ke alamat kamu (dengan membayar biaya kirim pada saat memasukkan dokumen). Selain itu kamu juga bisa mengutus perwakilan untuk mengambilkan dokumen untukmu (ada form-nya juga kalau memilih opsi ini).
Saat itu saya memilih ambil langsung sih, walaupun harus bolak balik ke Jakarta. Soalnya deg degaaaaan diterima atau tidak. Jangan lupa ada jadwal pengambilan pasport untuk individual yakni Senin-Jumat jam 16.00-17.30 dengan membawa receipt yang dulu dikasih oleh petugas (karena berbeda ya jadwal untuk yang collective). Saya hampir salah pesen jadwal kereta sebelum baca jadwal ini, pikir saya bisa diambil sembarang waktu.
Semua energi dan waktu untuk mengurus ngurus dokumen terbayar sudah ketika melihat stempel visa UK terpampang di paspor saya. Ahaay..
Semoga tulisan ini bermanfaat ya untuk mengurus Visa UK kalian. Yakinlah semua kerepotan hilang dengan sambutan UK yang selalu hangat 🙂
Beberapa link yang mungkin berguna : 1.https://www.vfsglobal.co.uk/indonesia/Bahasa/how_to_apply.html
2. https://www.gov.uk/government/publications/apply-for-a-uk-visa-in-indonesia/mengajukan-permohonan-visa-inggris-di-indonesia-proses-permohonan.
3. https://www.vfsglobal.co.uk/indonesia/applicationcentre.html
Salam baik,
